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档案如何整理归档?一步一步按步骤教你学会

发布时间:2022-05-06 14:01:14

(一)归档文件件的区别与修改

首先以我为导向(主要是发布单位)。本单位生成的所有文件(红头文本)必须归档,其他单位(包括上级、同级、下级机关)必须归档,重要文件材料不得归档,阅读文件不得归档。

文件以件为单位整理归档。一般每份文件都是一份,

1.文件原件和定稿为一份(如法律法规等重要文件必须保留以前修改过的稿件,其原件和以前的稿件包括定稿)。

2.文本和附件为一件(附件是指附件文本后的其他文件材料,作为文本的补充说明或参考材料,如附件图表、统计数据、文本批准或发布的法律文件等。一般来说,文本和附件是一件,如果附件数量太大或太厚,不易装订,也可以是一件)。

3、原件与 ** 件为一件(对于不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件)和使用中损坏的文件,应 ** 后归档。** 件包括复印机制作的复印件和手工抄写的复印件。** 件应与原件一起使用)。

4、转发文件和转发文件为一个(转发文件和转发文件是文件的不同部分,前者通常包括实施意见和执行要求,后者是具体内容,难以分割,因此也应作为一个)。

5.报表、名册、图册等一册(本)为一件(报表、名册、图册等。一般每册(本)内容比较完整,具有独立的检索价值。因此,一册(本)应根据原装订方法作为一个)。

6.来文和复文各有一个(这是一个特殊的规定。来文与复文是对接触密切的文件材料的一般表达,也包括去文与复文,包括请示与批复、报告与指示、函与答复、通知与报告等。

7.请示和批复各有一份。

8.报告和指示各为一件。

文本和文件处理表(文件通常附有文件处理表或拟议表、稿件头纸,有些还附有领导指示的批准表等。这些表格真实地记录了文件的形成和处理过程,是归档文件不可分割的重要组成部分,应与文件一起使用)。

为一件是指在实体上装订在一起,编目时只体现为一个项目。

归档文件的整理必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。排列方法强调按原因排列。

归档文件相对集中在不同年度、不同机构(问题)、不同存储期限等形成的客观规律上,保持不同文件之间的有机联系。在安排文件时,强调原因原则,将同一原因形成的文件安排在一起,充分反映文件之间的有机联系。

装订前,整理所有文件,按照上述整理原则将属于一件的材料放在一起,以便装订,防止返工。

(二)文件装订顺序

文件材料修复后,需要重新装订符合文件保护要求的装订材料,固定文件页面,防止文件页面丢失,便于归档后的存储和使用。

装订前,应拆除影响文件保存的金属物品,如原订书钉、回形针等(原文件已使用不锈钢钉保持原装订不动)。

其次,必须对它们进行排序。顺序如下:原件在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,** 零件在后面;转发文本在前面,转发文本在后面;复制文本在前面,文本在后面。中文文本在前面,少数民族文本在后面。不同文本的文本没有特殊规定。中文文本在前面,外文文本在后面。有文件处理表的,一般放在最后;但是,如果粘贴牢固,可以放在前面,这样可以作为主页加盖归档章,更好地保护原始外观。

零件中的每个页面都应以一定的方式再次对齐,以便将来阅读和使用。一般来说,左上角装订,左上角对齐,左下角对齐。(建议管理文件类别采用左装订,污染源类型采用左上角装订。一般来说,一件装订两个不锈钢订书钉是合适的)

装订以零件为单位,装订材料统一规定,一般采用不锈钢订书钉装订。如果文件太厚,建议使用三孔一线。

装订要求:装订用品必须对归档文件无害,不影响文件的保存寿命。装订方法应能够更好地保持文件的原始外观。

(三)盖章、编号、填写归档文件页数

1.归档章格式

其规格长80mm,宽20mm。分为均匀的12格。归档章设置的项目主要是编号项目中的必备项目。

归档章样式:

全宗号

类别号

期 限

年 度

机 构

件 号

填写归档章示例:

全宗号

6

类别号

A

期 限

30年

年 度

2009

机 构

件 号

001

填写归档章说明

归档章项目

项目说 明

写 说明

全 宗 号

档案馆为档案单位编制的代码。

全宗号由同级档案馆编制单位编制时没有全宗号,可以暂时不填。

类别号

不同类型档案的备案单位代码。

填写文件档案A”。

期限

即保管期,标明归档文件的保管期。归档文件的保管期为10年/短期、30年/长期和永久。

具体档案保管期限参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文件档案保管期限规定》划分。

年 度

以四位 为目标的年度填写文件内容** 公元年数字标注。

归档文件按实际归档年度标注。文件针对年度,4位 ** 公元年数字标注,如2006。

机构

填写文件形成或主办部门的简称或代码,无论机构编号如何,本栏都可以空。

如:党支部、办公室、人事科、综合科等。

件号

以年度为界限,由全单位档案集中整理归档的,一个保管期编制一个大流水号;全单位各部门分别整理归档的,各部门按保管期编制三个小流水号。

编制方法为:根据归档文件的排列顺序,每年每个保管期的归档文件从1开始标注。

2.盖章位置

归档印章一般用红色印刷油覆盖归档文件主页上端的空白位置,用钢笔、蓝黑墨水笔填写内容。如果领导指示或收到文章占据上述位置,可以在主页的其他空白位置盖上归档印章,但上述端合适。如果机关发布发布订单或收到文件处理订单,也可以作为主页放在前面,以便加盖归档印章,以更好地保护文件的原始外观。如果文件主页没有盖章位置或重要文件必须保持原始外观,也可以在文件主页前附上另一页,以加盖归档印章。归档印章尽量不要压制文件的笔迹,也不应与指示文本或收到文章交叉。

3.根据归档文件的年度、保管期排列顺序逐件编号。

以年度为界限,由全单位档案集中整理归档的,一个保管期编制一个大流水号;全单位各部门分别整理归档的,各部门按保管期编制三个小流水号。

4.填写每个件文件的页数。

(注意不要用铅笔填写页号,而是用钢笔、碳素或蓝黑墨水笔填写或用号码机编写页号)

单面印刷文件填写前右上角的实际页数;

双面印刷文件填写前右上角和背面左上角的实际页数;

与本文无关的页面出现在文件中(例如,为了节省纸张,一些单位使用已使用的纸张背面印刷文件),必须用钢笔和蓝黑墨水笔批准Ⅹ。上报等表格未填写内容的页面批准Ⅹ(如果已经盖了这页空白章,则不需要Ⅹ),但要编号页数,并计算页数。

(4)归档文件的顺序

归档文件的排列以原因为原则,即同一原因的相关文件应排列在一起。原因可以是指一件特定的事情,或一个特定的问题,或一个更紧密的工作过程。并尽可能安排密切相关的文件材料(如同一活动、同一工作、同一会议)。

1.以年度为界限,按年度-储存期相对集中排序。

(1)由全宗单位档案室集中整理归档的,一个保管期限从1开始编一个大流水号;

(2)全宗单位各部门(即机构)分别整理归档的,各部门(即机构)按保管期分别编制三个小流水号。

2.保管期按问题和内容确定;按永久、长期/30年、短期/10年的顺序安排。

3.同一原因形成的文件按照文件成时间顺序排列。

装箱时应注意以下问题:

1.根据文件盒的厚度选择合适厚度的文件,尽量与文件盒形成一个整体(即尽可能填充文件盒),垂直放置不会使文件弯曲损坏。

2.按排列顺序依次装箱;一盒装满后,顺序装入下一盒。

3.不要将不同形成年度的归档文件放入同一个文件盒中。

4.不要将不同存储期限的归档文件放入同一文件箱。

5. 由全单位各部门(即机构)整理归档的,不同部门(即机构)的档案不得装入同一盒。

6. 一个文件(如讲稿、书稿)太厚,一个普通的文件盒装不下,可以根据文件的厚度选择同一种厚度合适的文件盒。