(一)归档文件件的区别与修改

首先以我为导向（主要是发布单位）。本单位生成的所有文件（红头文本）必须归档，其他单位（包括上级、同级、下级机关）必须归档，重要文件材料不得归档，阅读文件不得归档。

文件以件为单位整理归档。一般每份文件都是一份，

1.文件原件和定稿为一份(如法律法规等重要文件必须保留以前修改过的稿件，其原件和以前的稿件包括定稿)。

2.文本和附件为一件（附件是指附件文本后的其他文件材料，作为文本的补充说明或参考材料，如附件图表、统计数据、文本批准或发布的法律文件等。一般来说，文本和附件是一件，如果附件数量太大或太厚，不易装订，也可以是一件）。

3、原件与 ** 件为一件(对于不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件)和使用中损坏的文件，应 ** 后归档。** 件包括复印机制作的复印件和手工抄写的复印件。** 件应与原件一起使用)。

4、转发文件和转发文件为一个（转发文件和转发文件是文件的不同部分，前者通常包括实施意见和执行要求，后者是具体内容，难以分割，因此也应作为一个）。

5.报表、名册、图册等一册(本)为一件(报表、名册、图册等。一般每册(本)内容比较完整，具有独立的检索价值。因此，一册(本)应根据原装订方法作为一个)。

6.来文和复文各有一个(这是一个特殊的规定。来文与复文是对接触密切的文件材料的一般表达，也包括去文与复文，包括请示与批复、报告与指示、函与答复、通知与报告等。

7.请示和批复各有一份。

8.报告和指示各为一件。

文本和文件处理表（文件通常附有文件处理表或拟议表、稿件头纸，有些还附有领导指示的批准表等。这些表格真实地记录了文件的形成和处理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件一起使用）。

为一件是指在实体上装订在一起，编目时只体现为一个项目。

归档文件的整理必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。排列方法强调按原因排列。

归档文件相对集中在不同年度、不同机构（问题）、不同存储期限等形成的客观规律上，保持不同文件之间的有机联系。在安排文件时，强调原因原则，将同一原因形成的文件安排在一起，充分反映文件之间的有机联系。

装订前，整理所有文件，按照上述整理原则将属于一件的材料放在一起，以便装订，防止返工。

(二)文件装订顺序

文件材料修复后，需要重新装订符合文件保护要求的装订材料，固定文件页面，防止文件页面丢失，便于归档后的存储和使用。

装订前，应拆除影响文件保存的金属物品，如原订书钉、回形针等(原文件已使用不锈钢钉保持原装订不动)。

其次，必须对它们进行排序。顺序如下：原件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，** 零件在后面；转发文本在前面，转发文本在后面；复制文本在前面，文本在后面。中文文本在前面，少数民族文本在后面。不同文本的文本没有特殊规定。中文文本在前面，外文文本在后面。有文件处理表的，一般放在最后；但是，如果粘贴牢固，可以放在前面，这样可以作为主页加盖归档章，更好地保护原始外观。

零件中的每个页面都应以一定的方式再次对齐，以便将来阅读和使用。一般来说，左上角装订，左上角对齐，左下角对齐。（建议管理文件类别采用左装订，污染源类型采用左上角装订。一般来说，一件装订两个不锈钢订书钉是合适的）

装订以零件为单位，装订材料统一规定，一般采用不锈钢订书钉装订。如果文件太厚，建议使用三孔一线。

装订要求：装订用品必须对归档文件无害，不影响文件的保存寿命。装订方法应能够更好地保持文件的原始外观。

(三)盖章、编号、填写归档文件页数

1.归档章格式

其规格长80mm，宽20mm。分为均匀的12格。归档章设置的项目主要是编号项目中的必备项目。

归档章样式：

全宗号

类别号

期 限

年 度

机 构

件 号

填写归档章示例：

全宗号

6

类别号

A

期 限

30年

年 度

2009

机 构

件 号

001

填写归档章说明

归档章项目

项目说 明

写 说明

全 宗 号

档案馆为档案单位编制的代码。

全宗号由同级档案馆编制单位编制时没有全宗号，可以暂时不填。

类别号

不同类型档案的备案单位代码。

填写文件档案A”。

期限

即保管期，标明归档文件的保管期。归档文件的保管期为10年/短期、30年/长期和永久。

具体档案保管期限参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文件档案保管期限规定》划分。

年 度

以四位 为目标的年度填写文件内容** 公元年数字标注。

归档文件按实际归档年度标注。文件针对年度，4位 ** 公元年数字标注，如2006。

机构

填写文件形成或主办部门的简称或代码，无论机构编号如何，本栏都可以空。

如：党支部、办公室、人事科、综合科等。

件号

以年度为界限，由全单位档案集中整理归档的，一个保管期编制一个大流水号；全单位各部门分别整理归档的，各部门按保管期编制三个小流水号。

编制方法为：根据归档文件的排列顺序，每年每个保管期的归档文件从1开始标注。

2.盖章位置

归档印章一般用红色印刷油覆盖归档文件主页上端的空白位置，用钢笔、蓝黑墨水笔填写内容。如果领导指示或收到文章占据上述位置，可以在主页的其他空白位置盖上归档印章，但上述端合适。如果机关发布发布订单或收到文件处理订单，也可以作为主页放在前面，以便加盖归档印章，以更好地保护文件的原始外观。如果文件主页没有盖章位置或重要文件必须保持原始外观，也可以在文件主页前附上另一页，以加盖归档印章。归档印章尽量不要压制文件的笔迹，也不应与指示文本或收到文章交叉。

3.根据归档文件的年度、保管期排列顺序逐件编号。

以年度为界限，由全单位档案集中整理归档的，一个保管期编制一个大流水号；全单位各部门分别整理归档的，各部门按保管期编制三个小流水号。

4.填写每个件文件的页数。

(注意不要用铅笔填写页号，而是用钢笔、碳素或蓝黑墨水笔填写或用号码机编写页号)

单面印刷文件填写前右上角的实际页数；

双面印刷文件填写前右上角和背面左上角的实际页数；

与本文无关的页面出现在文件中(例如，为了节省纸张，一些单位使用已使用的纸张背面印刷文件），必须用钢笔和蓝黑墨水笔批准Ⅹ。上报等表格未填写内容的页面批准Ⅹ(如果已经盖了这页空白章，则不需要Ⅹ)，但要编号页数，并计算页数。

(4)归档文件的顺序

归档文件的排列以原因为原则，即同一原因的相关文件应排列在一起。原因可以是指一件特定的事情，或一个特定的问题，或一个更紧密的工作过程。并尽可能安排密切相关的文件材料（如同一活动、同一工作、同一会议）。

1.以年度为界限，按年度-储存期相对集中排序。

（1）由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限从1开始编一个大流水号；

(2)全宗单位各部门(即机构)分别整理归档的，各部门(即机构)按保管期分别编制三个小流水号。

2.保管期按问题和内容确定；按永久、长期/30年、短期/10年的顺序安排。

3.同一原因形成的文件按照文件成时间顺序排列。

装箱时应注意以下问题：

1．根据文件盒的厚度选择合适厚度的文件，尽量与文件盒形成一个整体（即尽可能填充文件盒），垂直放置不会使文件弯曲损坏。

2．按排列顺序依次装箱；一盒装满后，顺序装入下一盒。

3．不要将不同形成年度的归档文件放入同一个文件盒中。

4．不要将不同存储期限的归档文件放入同一文件箱。

5. 由全单位各部门(即机构)整理归档的，不同部门(即机构)的档案不得装入同一盒。

6. 一个文件(如讲稿、书稿)太厚，一个普通的文件盒装不下，可以根据文件的厚度选择同一种厚度合适的文件盒。