1.目的

有效管理和利用项目数据和竣工档案数据，确保公司在任何场合使用的项目图书数据是目前完整系统的有效版本。

2.范围

收集、归档、保存、借阅和销毁公司各部门和项目的所有工程档案。

3．职责

项目部档案管理员负责收集、整理和管理项目数据和竣工数据。项目完成后，负责将项目数据和竣工数据移交管理部进行统一管理。项目经理负责审查移交管理部门的档案。

4.内容

4.1．1项目数据收集、项目过程、上级批准、政府批准、土地合同、府批准、土地合同、施工资料、项目合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）。以及各种证书，及时向项目管理部档案管理员提交复印件或原件，项目竣工前，相关数据原件移交项目部，准备竣工验收。

4.1.2项目竣工后，项目部应对施工过程中的重要文件、数据、参考资料和电子文件进行总结、整理和附上移交文件清单，经项目经理批准后移交管理部统一管理。

4.2归档

在项目过程中，项目档案管理员应根据不同的专业和文件类别对收到的项目数据进行分类、编号和包装标识，并分别存储。

4.2. 公司开发的所有项目均有项目名称，档案箱均有统一标识。

4. 2.2 文件类别：1土地合同类别，包括上级批准、合作协议、土地合同等，2政府批准类别，如计划批准，3五证书，包括土地使用许可证、规划许可证、投资许可证、预售许可证、施工许可证、4合同类别，包括施工合同、设计合同、监理合同等，5项目开发文件，包括项目过程中的各种中间施工申请批准文件，6项施工数据和监理数据，包括真实、准确地反映项目建设活动和项目实际情况的文件，7项竣工验收类别，包括专项验收8证书、8图纸类别，包括项目的专业图纸和CAD电子文件、设计变更、签证、谈判等。

4.2.3 编号

项目档案管理员在不同专业的基础上对收到的项目数据进行分类，然后按照收到的顺序编号，并在主页上打印目录表。

4.2.4 标识

分类和编号的文件应在文件盒上标记，简单、清晰、易于理解。

4.3 借阅

各部门需要借用相关资料的，应当向管理部档案管理员办理借阅手续，填写借阅登记表，使用后立即归还。有特殊说明的材料应在总经理签字确认后借阅。

4.4 销毁

对于所有需要销毁的数据和图纸，必须在销毁前进行登记和列出清单，并经项目经理部确认。销毁清单应保存。

4.5

4.5.1

4.5.1.1 档案材料归档时，使用A4（即210mm x 297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4.白纸粘贴，太大的折叠A4规格。

4.5.1.2 文件材料中的金属物应去除，因复写而透底的材料应垫上白纸，以保证文件材料的安全。

4.5.1.3 文字材料组卷时，一卷内有多种材料时，用彩色薄纸隔开。

4.5.1.4 装订时，根据文件类型和格式装订成册。

4.5.2 图纸立卷要求

纸质竣工图(或其他归档纸质图)，归档组卷以手风琴式折叠为4＃图片，加上图纸目录，散装成统一的卷盒。

4.5.3 立卷文件必须装订整齐，页码必须用相关流水号打印。

4.5.每卷必须有独立的页号和卷内目录。

4.5.现行封面、卷盒、目录必须统一使用5 立卷档案。