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智能档案柜在档案管理上的优势

发布时间:2022-08-11 15:31:24

                                               

在智能文件柜兴起之前,仓库文件数量较多,每次仓库或仓库,都依靠人工参与,耗费大量人力和时间,错误风险较大;面对大量文件,人工管理越来越困难,非法文件没有实时监控,随时存在文件丢失的风险。智能文件柜的出现有效地解决了传统文件存储的一系列痛点。

智能文件柜是一种应用RFID结合智能文件管理系统的新型文件智能存储设备,实现了文件权限管理、定位管理、智能访问、智能库存、在线监控等功能,同时规范、智能、自动管理文件文件。智能文件柜的应用为案件管理人员的工作带来了极大的便利。以下是智能文件柜的主要功能。

一、智能文件柜在使用时会匹配每个文件RFID(射频识别)电子标签,确定档案盒在库中的位置,建立电子标签数据库,并与智能档案管理系统对接,更高效地查找和借阅档案;

二、具有档案出入库监控功能,实时监控和跟踪存取档案过程,保存出入库日志信息备查;

三、一旦出现非法出库、逾期等异常情况,监控系统具有自动报警功能;

支持24小时自助服务,节省人力和运营成本。

智能文件柜还具有自动统计报表、背景管理、多重身份识别等功能,有效提高了文件管理的效率、访问的可靠性和安全性,是机关和单位文件智能管理的最佳选择。